别记住补足资料（过去书信、收据、取消支票等的复印本）应附上和你的信在一起。如果你的问题无法浓缩挤入两页之内，可以用单独的依时序编排的记事表另列在别的单张上。并且在你两页的信上可以找到索引编号。
注意：
别使你的收信人有机会略过不读你的书信，所以确实做到使信不超过两页。这已经是传真的两倍长度，应该有足够的空间供你总结过去所发生事情的重点。
你的目的在使读你信的人开始想：“怎么让这样的事情被忽略？我们必须在事情变得更坏前，好好解决它。”而这封抱怨信要展示的是：
①有组织有条理的。
②理解自己的权益。
③愿意对问题采取更激烈的做法。
抱怨信的时机也非常重要。
当你寄出一份内容详尽，仿佛有一场官司讼诉即将到来的信，对方势必要有所应，假如信中有“律师”之类的字眼，总有人要仔细想一想下一步该怎么做。这个LIO可能决定不予理会，但作此决定之前，一定会小心地把你的信读过一遍。